[BPN-04/12/13] El Dr. Lisandro Cingolani y el Ing. Alejandro Deleón explicaron que con herramientas totalmente gratuitas los administradores pueden cumplir con dos de las obligaciones que impone "Expensas Claras": el envío de las liquidaciones de expensas por correo electrónico y la digitalización de los comprobantes de pago mensuales del consorcio.

A modo de introducción conviene recordar que el Anexo II del artículo 2° de la Disposición 2.450 establece tres alternativas para enviar las liquidaciones de expensas por email: como archivo adjunto del correo electrónico, incrustada en el cuerpo del email en formato HTML u hosteada –"subida"- en un sitio Web de acceso exclusivo de los consorcistas.

Sobre la primera opción, el Dr. Cingolani explicó que es la más sencilla: "adjuntar una expensa en un email es enviar un archivo en forma agregada al correo electrónico".

Por su parte, el Ing. Deleón recomendó que si los administradores van a utilizar este sistema conviene que conviertan el archivo "Word", Excel" o la imagen escaneada de la liquidación a uno de tipo PDF con las herramientas gratuitas que provee la Web: "es un estándar ampliamente utilizado y tiene muchas ventajas porque incluye a todos los formatos mencionados y existen múltiples programas para visualizarlos en todo tipo de plataformas y sistemas operativos", afirmó.

Entre los programas gratuitos que mencionaron los especialistas estaban: Cute PDF, Nova PDF o Win2pdf que funcionan como una impresora virtual. Entre las herramientas pagas mencionaron pdfonline o wondershare.

Otra opción rápida y sencilla es imprimir la liquidación y escanearla. En este sentido el Ing. Deleón planteó una solución sin tener que modificar la forma de armar la liquidación: "se puede escanear o sacar una foto al papel y así ya tienen las expensas digitalizadas. Hacer eso es perfectamente válido para la disposición".

Al enviar el email hay que tener en cuenta que las direcciones de los copropietarios sean consignadas en el casillero CCO (Con Copia Oculta) para no violentar la privacidad de los destinatarios.

En formato HTM

La segunda opción de envío de las liquidaciones –incrustada en el cuerpo del email como HTML- es un poquito más complicada. Cingolani explicó que el HTML es "como si fuera una página Web incrustada dentro del cuerpo de un email", y agregó: "los administradores podrían hacerlo para aquellos archivos que posean un formato con hipervínculos, detalles gráficos, dibujos e imágenes pero no es cómodo y por eso se usan los archivos adjuntos".

Sin embargo, aclaró que una opción práctica y sencilla para aquellos que quieran usarlo es copiar y pegar el contenido del archivo de la liquidación de expensas -que, por ejemplo, se encuentre en Word, Excel o TXT- directamente en el cuerpo del email y luego enviarlo a los consorcistas.

La tercera opción, que sería "hosteada a un sitio Web", es en realidad muy sencilla. El administrador accede a algunos de los sitios de Internet donde –registración mediante- permiten "subir" información a la Web y luego manda un email a los consorcistas con la dirección exacta –el vínculo- donde el archivo está depositado. Cada propietario –con su correo electrónico y clave- puede entrar y visualizar, imprimir o "descargar" el archivo a su propia máquina.

Deleón agregó que estos sitios Web son "herramientas gratuitas y muy sencillas donde se pueden almacenar grandes cantidades de datos" y nombró tres de ellas: "Google Drive", "Dropbox" y "Sky Drive".

Los disertantes opinaron que enviar la documentación respaldatoria de las liquidaciones adjuntos en un email es "una locura": la única opción práctica es subirla a algún sitio Web de almacenaje gratuito y mandarle a los propietarios por email el vínculo donde puede -luego de ingresar su nombre de usuario y contraseña- visualizarla, imprimirla o descargarla.

En todos los casos, el primer paso es digitalizar los comprobantes ya sea mediante un escáner o su fotografía. La primera opción es la más común y conocida pero la segunda fue presentada como mucho más veloz y, en algunas ocasiones, con resultados de calidad superior. Cingolani y Deléon hicieron una demostración con una cámara compacta de tipo familiar –o sea un equipo económicamente accesible- y una fuente de iluminación de leds de muy bajo consumo. A diferencia del escaneado, la fotografía –luego de ajustar la velocidad, el diafragma y la sensibilidad en sus valores óptimos- resultó ser instantánea permitiendo la digitalización de grandes volúmenes de documentación en muy poco tiempo.

Con respecto a la calidad, Cingolani explicó: "si los comprobantes no se van a imprimir, se obtienen ventajas con la fotografía digital ya que la imagen es bastante más verosímil, más parecida a lo que uno ve en el papel. Por el contrario, si se va a terminar imprimiendo, lo más parecido a lo que sería una copia fiel será el escaneado"

Por último, los disertantes coincidieron que luego de digitalizar las imágenes de la documentación –y descargarlas a la PC- conviene agruparlas y convertirlas a un único archivo de tipo PDF. Para lograr este objetivo recomendaron el programa "FM JPG to PDF Converter Free".