Pequeñas Noticias
Año I - Número: 12 - Marzo del 2000

Indice:

Control de saldos con el 9041 (primera parte)
Una de las actividades más importantes del Sistema 9041 es el control de saldos de los Consorcios, debido a la diversidad de maneras de efectuar las liquidaciones y contabilizar los gastos. Hay administraciones que prorratean los gastos que efectivamente se pagaron durante el mes, otras que incluyen gastos que abonarán a los 20 o 30 días, otras que utilizan ambos sistemas y a su vez puede variar dependiendo de cada consorcio. Por lo tanto, saber con exactitud el Saldo de un Consorcio es cada vez más complejo cuanto más consorcios se administran.
Por eso, veremos hoy conceptualmente cómo resuelve este problema el Sistema 9041, para describir en el próximo número la forma de controlar, listar e informar cada uno de los saldos.
La liquidación de expensas mensual, podemos decir que se divide en dos partes. La primera que es informativa y determina el monto de expensas a recaudar entre los distintos copropietarios (Detalle de la liquidación, prorrateo de gastos, gráfico) y la segunda que informa el saldo que tiene el consorcio al cierre de dicha liquidación. Este último se ha denominado "Estado Financiero del Consorcio". En él se informa el saldo anterior, el total de Ingresos (Cobro de expensas, reintegros, etc), el total de egresos (gastos realizados) y el nuevo saldo.
Ahora bien, si tenemos en cuenta las distintas formas de contabilizar los gastos, deducimos que no siempre el saldo informado en este estado financiero es el real del consorcio (como se dice habitualmente, que sea la plata que hay realmente en el cajón), ya que si se prorratean gastos que se abonarán dentro de 20 o 30 días, por ejemplo, y se registra el egreso con anticipación al pago, evidentemente no coincide lo informado con la realidad. ¿Cómo saber entonces cuánta plata hay?
Lo primero que hay que tener en claro es que el libro de Administración (o de caja) debe reflejar lo consignado en la liquidación de expensas, por lo que no es la vía de información adecuada, ya que registra los mismos movimientos que el Estado Financiero de la liquidación. Por lo tanto, el Sistema 9041 tiene una forma particular de resolverlo y es la de informar tres situaciones distintas: Un saldo conforme a lo liquidado, un saldo constante de caja y un saldo que refleja los compromisos asumidos por el Consorcio.
Pasando en limpio lo enunciado, sabremos que:
El saldo del Estado financiero del Consorcio, informado en la liquidación se compone de los movimientos de entrada y salida prorrateados en la misma, es decir que no depende de si fueron abonados o no al proveedor.
El saldo de Caja, informado en la ficha del Consorcio (9041\Consorcios) refleja los movimientos de entrada y salida efectivamente realizados, actualizándose en forma constante.
El saldo Financiero, informado también en la ficha del Consorcio (9041\Consorcios) refleja los compromisos asumidos por el consorcio, hayan sido estos abonados o no al proveedor.
Si lo prorrateado fuera lo realmente pago y no existen compromisos a futuro asumidos por el consorcio (cuotas por trabajos, facturas impagas, etc) registrados en el sistema, el monto de los tres saldos debe ser coincidente.
Ahora bien, si hay diferencia, se deberá evaluar el origen de la misma que puede ser correcto (dependiendo de los gastos y compromisos registrados) o estar dando un primer informe de error, como por ejemplo que el pago de una factura no se haya liquidado nunca al consorcio, lo que significa una pérdida de dinero para el administrador. Esta última situación habitualmente era muy difícil de advertir, o bien se liquidaban gastos a los consorcios con una demora notoria (en algunos casos seis u ocho meses después).
Si se efectúan los controles que explicaremos en el próximo número al cierre de cada liquidación y se obtienen los listados que brindan toda la información necesaria, se apreciará que el Sistema 9041 no es simplemente un programa más de liquidación de expensas, sino que al ser concebido específicamente para la administración de Consorcios es un colaborador constante que ha evitado en más de una oportunidad que un error involuntario se convierta en una pérdida de dinero para la Administración.
Nos encontramos en el próximo número de Pequeñas Noticias, y recuerden que si existen dudas o desean que se publique alguna nota sobre un tema específico, no tienen más que enviar un e-mail a pewen@ssdnet.com.ar

Rincón del Operador: Control de los saldos de las provisiones.
Como siempre, transcribimos las consultas recibidas de distintos usuarios del sistema y las respuestas que fueran remitidas oportunamente.
En el mes de diciembre ingresamos una provisión para el pago de las vacaciones que fueron abonadas en el mes de enero. ¿Cómo se puede llevar un control del saldo y cuál es la forma correcta de consignar dichos movimientos?
Una Provisión permite prorratear fondos entre los distintos copropiearios. Pueden tener un destino generalizado o específico, dependiendo de la forma de aplicación en el futuro del dinero recaudado. Ahora bien, recordando que una Provisión al igual que las deducciones no generan movimientos de fondos, sino que se utilizan específicamente para establecer el monto de gastos a prorratear entre los distintos copropietarios, debemos tener presente que si se determinó que la Provisión fue para un destino específico la misma debe ser utilizada en forma parcial o total para dicho destino.
Volcando lo descripto al Sistema 9041, veremos que dicho control es sumamente sencillo. Primeramente, eligiendo el Consorcio correspondiente, se registra la Provisión (9041\Elección de un Consorcio\Provisiones) completando los datos requeridos conforme a los siguientes conceptos:
Destino: Puede ser genérico o específico. Si es genérico, consideramos que se junta dinero sin destino cierto, por lo cual no se efectuará rendición específica alguna. Si se consigna específico (que sería el caso consultado) llevará un control de saldos, con un detalle de las distintas aplicaciones que se le den a la suma liquidada. Cabe destacar que dicho control se realiza por cada Provisión efectuada, independientemente que se hagan distintas Provisiones para un mismo fin.
Período: Se debe indicar el período de la liquidación donde se incluirá la Provisión
Concepto: Puede ser aplicada a un gasto común, un gasto extraordinario o al fondo de reserva. En este último caso, los fondos que se recauden de los propietarios al momento de pagar las expensas, serán ingresados en forma automática al Fondo de Reserva, inclusive cuando el pago corresponda a períodos anteriores y que fueron considerados como deuda oportunamente.
Tipo de Gasto: Porcentual sobre el cual se efectuará el prorrateo. (A,B,C,...)
Detalle <F10>: Texto que indique el motivo que origina la Provisión, el que será transcripto en la liquidación correspondiente.
Importe: Monto de la Provisión
Con la tecla de función <F8> se podrá acceder al detalle de las distintas deducciones aplicadas a la Provisión activa. En este primer caso dará un mensaje que informa que el "Archivo de ayuda está vacío...", ya que no se ha registrado deducción alguna.
Ahora bien, la provisión detallada, se ve reflejada en los saldos del Consorcio (9041\Consorcios) junto con otras Provisiones que se hayan efectuado.
En el caso consultado, en la liquidación correspondiente al mes de Enero se liquidan las Vacaciones normalmente, pero para no prorratear un gasto por el mismo concepto dos veces (recordemos que en Diciembre se hizo una Provisión) se debe efectuar una Deducción (9041\Elección de un Consorcio\Deducciones), completando los datos requeridos teniendo en cuenta los siguientes conceptos:
Período: Se debe indicar el período de la liquidación donde se incluirá la Deducción.
Concepto: Consignar el mismo concepto que oportunamente se le diera a la Provisión (Gasto común, gasto extraordinario o fondo de reserva) y que debe ser coincidente con el consignado en el gasto correspondiente, en el caso que describimos, sería como Gasto común. Esto es muy importante. NO SE PUEDE EFECTUAR UNA DEDUCCIÓN EN UNA LIQUIDACIÓN SOBRE UN CONCEPTO QUE NO FUERA PRORRATEADO, O POR UN IMPORTE SUPERIOR AL TOTAL PRORRATEADO POR DICHO CONCEPTO (Lo que daría un valor negativo). Recordemos que las deducciones no generan movimientos de fondos, por lo que sí el dinero para aplicar al gasto sale del Fondo de Reserva, por ejemplo, se debe realizar un movimiento de caja por dicho concepto.
Detalle <F10>: Texto que indique el motivo de la deducción, el que será transcripto en la liquidación correspondiente.
Importe: Monto de la deducción.
¿Descontar?: Acá es donde comienza a relacionarse una deducción con una Provisión específica.
Al contestar que Si, se deberá completar el número de la Provisión a la cual se efectuará la deducción. Pulsando la tecla de función <F1> se obtendrá como ayuda un detalle de las Provisiones con saldo. Por último, en importe se debe informar el monto a deducir, que puede ser coincidente con el total de la deducción o menor que este.
Ahora si volvemos al ítem de Provisiones (9041\Elección de un Consorcio\Provisiones) y elegimos la Provisión a la que le acabamos de aplicar la deducción, veremos el saldo que le queda y con la tecla de función <F8>, veremos en qué períodos se ha utilizado la misma.

Pequeñas Historias: Barrio de Barracas
Este barrio, ubicado entre las vías del ferrocarril Gral. Belgrano y el curso del Riachuelo, las calles Regimiento de Patricios, Defensa, Caseros, Velez Sárfield, Amancio Alcorta, Lafayette y Lavardén, obtiene su nombre de la palabra "barraca", cuyo significado es una construcción precaria para vivienda, de materiales muy rudimentarios. Si bien al principio y durante el siglo pasado fue un barrio donde habitaban familias muy ricas de la Argentina, con lujosas casonas y quintas, la fiebre amarilla, al igual que a los habitantes de San Telmo, los obligó a huir a otros lugares, transformándose significativamente el paisaje.
Vinieron entonces inmigrantes, principalmente italianos, convirtiéndose en un barrio popular y de gente trabajadora, con fábricas y mercados, pero también con cafetines de mala reputación, refugio de malvivientes. Luego de los años 50, Barracas pierde su furor, cerrando sus fábricas, inhabilitándose su estación de trenes y la construcción de la autopista hace que desaparezcan muchos edificios y dos plazas.
En la bella época, familias de apellido ilustre como Balcarce, Montes de Oca, Alzaga, entre otros eran moradores de este barrio. Hombres de la literatura lo han incluido en sus obras, como Leopoldo Marechal en el libro "Adán Buenosayres" o Ernesto Sábato en "Sobre héroes y tumbas". Fue la cuna de payadores famosos como Cesar Cantón y Félix Hidalgo, Villoldo "el papá del tango criollo", autor entre otros de El choclo y La Morocha.
El cruce de las calles Montes de Oca y Osvaldo Cruz fue la inspiradora del famoso tango "Tres Esquinas" de Ángel D’Agostino y Ángel Vargas.
Posee la calle más angosta de la Ciudad de Buenos Aires: Santa Magdalena, cuya calle tiene pisos de baldosas.
Tres puentes lo conectan con el lado opuesto del Riachuelo: Puente Victorino de la Plaza, Puente Pueyrredón y el nuevo Puente Pueyrredón, (por avenida Montes de Oca).
Su paisaje de antiguas construcciones como la Iglesia Santa Felicitas (Pinzón 1480), Parroquia de Santa Lucía (Avda Montes de Oca 550) cuya primera capilla se fundara en el año 1783, o la basílica del Sagrado Corazón de Jesús (Av. Vélez Sarfield 1351), se complementa con espacios verdes como la plaza España (ubicada entre las calles Baigorri, Avda. Caseros y la Avenida Amancio Alcorta), la plaza Colombia (entre las calles Pinzón, Brandsen, Isabel La Católica y Avda. Montes de Oca) y la plazoleta Elisa, un pequeño triángulo sobre Ruiz Guzmán y la Avda. Martín García, en cuyo centro hay un bloque rojo con el escudo nacional.
Dentro de sus límites han funcionado o funcionan fábricas de gran trayectoria en el país como Bagley (Avda. Montes de Oca), Viuda de Canale e Hijos (frente al parque Lezama sobre la Avenida Martín García) o Fábrica Argentina de Alpargatas, (Avda. Regimiento de Patricios).
En salud, alberga centros de gran prestigio como el Hospital Británica , el Hospital de pediatría Pedro de Elizalde o el Instituto Nacional de Microbiología Dr. Carlos Malbram, donde el Dr. César Milstein, premio Nobel, integró su grupo de investigadores. Funciona allí el Museo de Ciencias Naturales de Especialidad Zoológica Médica. También se encuentra en su jurisdicción el Hospital Neuropsiquiátrico de hombres José Borda y el Hospital Nacional Braulio Moyano.
La estación Buenos Aires del Ferrocarril Gral. Belgrano es de arquitectura inglesa y esta hecha totalmente en madera.
Por último, el Barrio Ferroviario, un pequeño barrio dentro de Barracas con departamentos de tipo inglés construidos para la gente que trabaja en el ferrocarril y el Barrio Monseñor Espinoza, construido por la Acción Católica, hacen de Barracas un barrio atípico por su diversidad de construcciones.

Vencimientos del 3 de marzo del 2000 al 13 de marzo del 2000.
(La tabla figura en el archivo Pequeñas Noticias Nº 12.xls adjunto, en la hoja denominada VENCIMIENTOS)

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