Gestión Profesional

Auditorías de expensas (Parte III): ¿Caja negativa? por la Cra. Viviana Grinberg

[BPN-5/06/07] Uno de los aspectos que más preocupa a la gente cuando recibe la liquidación de expensas, es ver que el saldo de caja informado por el administrador es negativo. ¿Qué significa eso?

Antes que nada, comenzaremos por explicar qué es el saldo de caja. En palabras simples, es el resultado de efectuar la siguiente operación matemática: saldo en caja al inicio del periodo + total recaudado en el mes - sumas abonadas por todo concepto en el mismo periodo. Si el saldo es negativo: ¿significa que se gastó más dinero del que había? La lógica nos indica que esto no es posible, si tengo $ 100,- no puedo gastar $ 101.- a menos que alguien me haya prestado el dinero.

Empezando a complicar un poco los conceptos, les cuento que existen dos criterios contables para la registración e información de ingresos y gastos:

1) Criterio de lo devengado: se informan ingresos y gastos correspondientes a un período, aunque no hayan sido efectivamente cobrados o pagados.

2) Criterio de lo percibido: se informan ingresos y gastos efectivamente producidos en el período.

Si bien muchas administraciones utilizan el criterio de lo percibido para informar los ingresos (lo efectivamente cobrado), no existe uniformidad en la forma en que presentan su rendición mensual de gastos. Mientras algunos utilizan también el sistema de lo percibido (lo efectivamente pagado), otros utilizan un sistema mixto: algunos gastos se informan por lo percibido y otros por lo devengado (ej. sueldos y cargas sociales).

Esta es una de las formas que emplean algunos administradores para recaudar fondos en forma anticipada y poder contar con ellos al momento de efectuar el pago. 

Entiendo que la forma correcta de exponer esta situación, sería utilizar un criterio uniforme y efectuar provisiones para el pago de estos gastos, y no considerarlo como egresos de fondos efectivamente realizados.

Si el administrador adelantó fondos al consorcio en forma transitoria, debería incluirse este préstamo en la liquidación de expensas y ponerlo en conocimiento de sus administrados.

¿Qué quiero transmitir con estos comentarios? Los saldos negativos no existen, son producto de una mala exposición de la información que confunde a quienes deben leerla.

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Referencias:

AUDITORIAS DE EXPENSAS en Boletín Pequeñas Noticias Nº 300 del 19/09/2006

AUDITORIAS DE EXPENSAS - PARTE 2 en Boletín Pequeñas Noticias Nº 303 del 31/10/2006

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