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CAPHyAI

El protocolo para asambleas virtuales en detalle

Sesión virtual en la Cámara de Diputados de la Nación, sólo estan presentes los presidentes de bloque y las autoridades de la HCD.

Sesión virtual en la Cámara de Diputados de la Nación, sólo estan presentes los presidentes de bloque y las autoridades de la HCD.


[BPN-15/12/20] El protocolo para asambleas virtuales que el pasado 11 de diciembre la CAPHyAI entregó a Vilma Bouza, directora general de Defensa y Protección del Consumidor de la CABA, exige que la primera identificación de los participantes a una asamblea se realice a través de un servicio de identificación externo como el que ofrece el ReNaPer (Registro Nacional de las Personas). Abre también la posibilidad de que en asambleas posteriores puedan existir otros mecanismos como la identificación por sus vecinos o mediante una firma biométrica: huella digital, iris, reconocimiento facial u otros.

El protocolo está dividido en nueve títulos: Consentimiento del Art. 158º del CCyC, Registro de habilitados para participar, Notificación, Emisión de cartas poderes, Identificación, Deliberación, Votación, Actas y Desconexión.

El trabajo realizado es complejo y Pequeñas Noticias pone a disposición de sus lectores el texto original:

Protocolo para asambleas bajo modalidad a distancia

El presente protocolo versa exclusivamente sobre las características y situaciones propias que se presentan en las asambleas a distancia, también llamadas virtuales.

En todos los demás aspectos se deberán seguir los lineamientos del reglamento, de la normativa vigente y demás fuentes de derecho.

Consentimiento del Art. 158º del CCyC [1]

Si el reglamento prevé explícitamente las reuniones a distancia este se a lo previsto en dicho reglamento.

Si el reglamento nada dice, las asambleas virtuales se considerarán válidas con el mero consentimiento de los propietarios que se podrá expresar de diferentes maneras, como ser:

[*] con la confirmación de recepción de la citación,

[*] con la participación en la asamblea,

[*] con la ausencia de oposición fundada expresada previamente.

Dicho consentimiento no será exigido mientras duren las restricciones a la circulación y a las reuniones dispuestas por el Decreto PEN 297/2020 [2] y complementarias.

Registro de habilitados para participar

El administrador deberá mantener un registro electrónico de las personas habilitadas a participar en las asambleas de sus consorcios incluyendo la referencia a la o las unidades respectivas.

Este registro tendrá datos consistentes con los obrantes en el libro de propietarios y estará disponible para consulta de otros propietarios antes, durante o después de las asambleas.

En ningún caso el registro contendrá información que exceda los previsto en el inc. del artículo 5 de la Ley 25.326 [3]

Notificación

La notificación deberá ser realizada en la forma prevista por el respectivo reglamento, a la que se sumará una notificación electrónica.

Características adicionales de la notificación:

[*] Se incluirán todos los datos necesarios para ingresar a la reunión virtual (URL, ID de la reunión, contraseña, etc.).

[*] La notificación electrónica deberá realizarse al correo electrónico del propietario registrado en la base de datos del administrador. En su defecto podrán utilizarse otros medios con idéntico fin (correo instantáneo, aplicación específica de notificación, etc.).

[*] La notificación deberá incluir el nombre y número de documento de la o las personas habilitadas a participar respecto a la unidad notificada y su carácter (titular, representante legal o apoderado) según registros del administrador.

[*] En la notificación deberá explicitarse un mecanismo para que el interesado solicite actualizar los datos en forma previa a la asamblea.

[*] En la notificación deberá explicitarse un mecanismo para la emisión de cartas poderes.

Emisión de cartas poderes

[*] Serán válidas las cartas poderes en formato imagen con la firma ológrafa escaneada siempre que el administrador tenga la firma del propietario registrada en el respectivo libro para una eventual revisión.

[*] También serán válidas las cartas poderes que se emitan de manera electrónica mediante cualquier mecanismo en la medida en que como mínimo pueda validarse la identidad del emisor con la misma dirección electrónica utilizada para la notificación de la citación.

Identificación

El fin de la identificación es acreditar que la persona que está ingresando a la reunión en representación de determinada unidad sea la que figura en los registros del consorcio como propietario o representante legal de aquella.

Los datos de aquellos registros estarán disponibles durante la asamblea para consulta de los presentes.

La identificación de los participantes deberá hacerse a través de un servicio de identificación externo al consorcio con el servicio ofrecido por el Registro Nacional de las Personas (ReNaPer) [4] u otro con similares prestaciones.

Una vez que la persona fuera identificada por el proveedor externo podrán establecerse, para asambleas posteriores, otros mecanismos de identificación tales como:

[*] Identificación interpares, es decir, que otros dos o más participantes aseguren conocer a la persona.

[*] Identificación biométrica aplicada por la misma plataforma según información obtenida en una identificación externa anterior.

El consorcio podrá sustituir el mecanismo de validación a través de un servicio externo en la medida en que se cumpla lo siguiente:

[*] Que los propietarios se identifiquen en forma sucesiva indicando verbalmente o por escrito su nombre y exhibiendo su documento de identidad.

[*] Que en el inicio de la asamblea haya una instancia donde las identificaciones puedan objetarse y votarse. En caso de rechazarse por mayoría una identificación esa persona será excluida de la reunión.

Durante la identificación y durante las votaciones la cámara del dispositivo deberá permanecer encendida transmitiendo la imagen en vivo del rostro de la persona.

Deliberación

Deberá procurarse que el medio o la plataforma utilizada pueda llevarse adelante de forma tal de asegurar:

[*] Un método equitativo de asignación de la palabra teniendo en cuenta: el tiempo previsto de deliberación para ese tema; la cantidad de interesados en hablar; la prioridad de quien no habló todavía respecto a otro que sí lo hizo; el derecho a responder cuando un participante hace alusión expresa a otro participante.

[*] Transmisión en simultáneo de audio y video de quien esté en uso de la palabra.

[*] Posibilidad de todos los participantes de incorporar mensajes o información en cualquier momento del debate aún sin estar en uso de la palabra.

[*] Posibilidad de todos los participantes de volver a escuchar cualquier exposición previo al momento de la votación.

La administración del uso de la palabra podrá realizarse en forma automática mediante reglas conocidas por los asistentes.

También podrán realizarla las autoridades de la asamblea o en su defecto el administrador del consorcio.

Votación

La votación de las mociones presentadas deberá realizarse teniendo en cuenta lo siguiente:

[*] Las mociones a votarse serán expresadas en forma verbal y escrita por las autoridades de la asamblea y su texto estará fijo en pantalla hasta que termine la votación.

[*] Se podrá votar a través de un mecanismo de conteo automático cuando el mismo pueda asegurar:

[*] La nominalidad o individualización del voto por cada unidad funcional.

[*] Que se otorgue un tiempo prudencial para emitir el voto.

[*] Que quien votó pueda cambiar su voto hasta el momento de cierre de la votación.

[*] Que las mociones votadas vayan mostrando en pantalla sus votos unitarios, por porcentaje sobre los presentes y por porcentaje sobre el total así como también las unidades que correspondan a esos votos.

[*] De no utilizarse un mecanismo automático las autoridades de la asamblea irán otorgando uso de micrófono en forma sucesiva a todos los presentes, quienes manifestarán su elección a viva voz indicando la o las unidades a las que representen.

[*] Finalizada la votación se plasmará en pantalla la moción aprobada.

Si la asamblea hiciera propuestas de decisiones que incluyeran a los ausentes en los términos del art. 2060 CCyC [5] la notificación de estas propuestas se hará por el mismo medio que la notificación de la citación a la asamblea que se hiciera oportunamente y los resultados de esa votación se recibirán por idéntico medio.

Una vez cerrado el período para la votación de las propuestas de decisiones el administrador añadirá un archivo anexo a los registros electrónicos de la asamblea dejando constancia de los votos recibidos y del resultado final.

El resumen de esa información se volcará al pie del acta transcripta al libro y será suscripto por los mismos firmantes del acta original.

Actas

Deberá guardarse registro electrónico completo de la asamblea virtual de forma tal que asegure su libre acceso por parte de los propietarios y administradores en ejercicio durante al menos cinco años.

El resumen de lo actuado se transcribirá al libro de actas del consorcio y será firmada por las personas designadas.

En dicha transcripción constará:

[*] Que la asamblea se realizó en forma virtual y la forma en que fueron notificados los participantes.

[*] El día, hora y duración de la asamblea.

[*] Que los firmantes fueron elegidos durante la celebración del acto.

[*] El resumen de las exposiciones, las mociones aprobadas y las constancias que los participantes hayan solicitado en forma expresa.

[*] El link de acceso a los registros electrónicos completos de la asamblea y la clave de acceso si correspondiera.

Desconexión

Si por cualquier motivo durante el transcurso de la asamblea ocurriera un episodio de desconexión que afecte al administrador se abrirá un período de media hora previsto para resolver el inconveniente.

Superado ese lapso se producirá un cuarto intermedio y dentro de los ocho días corridos el administrador deberá citar a la reanudación de la asamblea. Para ello recurrirá a los mismos medios utilizados en la citación original.

Si la desconexión afectase a otros participantes se considerará, a todos los efectos, que los aquellos se ausentaron durante el curso de la asamblea.


[1] Código Civil y Comercial Nacional (Vigente con las modificaciones. Última actualización 2/12/2020)

Artículo 158. Gobierno, administración y fiscalización

El estatuto debe contener normas sobre el gobierno, la administración y representación y, si la ley la exige, sobre la fiscalización interna de la persona jurídica.

En ausencia de previsiones especiales rigen las siguientes reglas:

a) si todos los que deben participar del acto lo consienten, pueden participar en una asamblea o reunión del órgano de gobierno, utilizando medios que les permitan a los participantes comunicarse simultáneamente entre ellos. El acta debe ser suscripta por el presidente y otro administrador, indicándose la modalidad adoptada, debiendo guardarse las constancias, de acuerdo al medio utilizado para comunicarse;

b) los miembros que deban participar en una asamblea, o los integrantes del consejo, pueden autoconvocarse para deliberar, sin necesidad de citación previa. Las decisiones que se tomen son válidas, si concurren todos y el temario a tratar es aprobado por unanimidad.


[2] Decreto DNU 297/2020. Poder Ejecutivo Nacional (PEN) aislamiento social preventivo y obligatorio coronavirus (COVID-19) – Disposiciones. Fecha de sanción 19/03/2020. Publicada en el Boletín Nacional del 20/03/2020.

Resumen: A fin de proteger la salud pública, lo que constituye una obligación inalienable del estado nacional, se establece para todas las personas que habitan en el país o se encuentren en el en forma temporaria, la medida de "aislamiento social, preventivo y obligatorio" en los términos indicados en el presente decreto. La misma regirá desde el 20 hasta el 31 de marzo inclusive del corriente año, pudiéndose prorrogar este plazo por el tiempo que se considere necesario en atención a la situación epidemiológica.


[3] Protección de los datos personales. Ley 25.326. Disposiciones Generales. Principios generales relativos a la protección de datos. Derechos de los titulares de datos. Usuarios y responsables de archivos, registros y bancos de datos. Control. Sanciones. Acción de protección de los datos personales. Sancionada: Octubre 4 de 2000. Promulgada Parcialmente: Octubre 30 de 2000. El Senado y Cámara de Diputados de la Nación Argentina reunidos en Congreso, etc. sancionan con fuerza de Ley: Ley de Protección de los Datos Personales Capítulo I Disposiciones Generales Artículo 1° - (Objeto). La presente ley tiene por objeto la protección integral de los datos personales asentados en archivos, registros, bancos de datos, u otros medios técnicos de tratamiento de datos, sean éstos públicos, o privados destinados a dar informes, para garantizar el derecho al honor y a la intimidad de las personas, así como también el acceso a la información que sobre las mismas se registre, de conformidad a lo establecido en el artículo 43, párrafo tercero de la Constitución Nacional. Las disposiciones de la presente ley también serán aplicables, en cuanto resulte pertinente, a los datos relativos a personas de existencia ideal. En ningún caso se podrán afectar la base de datos ni las fuentes de información periodísticas. Artículo 2° - (Definiciones). A los fines de la presente ley se entiende por: - Datos personales: Información de cualquier tipo referida a personas físicas o de existencia ideal determinadas o determinables. - Datos sensibles: Datos personales que revelan origen racial y étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, filosóficas o morales, afiliación sindical e información referente a la salud o a la vida sexual. - Archivo, registro, base o banco de datos: Indistintamente, designan al conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento o procesamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización o acceso. - Tratamiento de datos: Operaciones y procedimientos sistemáticos, electrónicos o no, que permitan la recolección, conservación, ordenación, almacenamiento, modificación, relacionamiento, evaluación, bloqueo, destrucción, y en general el procesamiento de datos 2 personales, así como también su cesión a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones o transferencias. - Responsable de archivo, registro, base o banco de datos: Persona física o de existencia ideal pública o privada, que es titular de un archivo, registro, base o banco de datos. - Datos informatizados: Los datos personales sometidos al tratamiento o procesamiento electrónico o automatizado. - Titular de los datos: Toda persona física o persona de existencia ideal con domicilio legal o delegaciones o sucursales en el país, cuyos datos sean objeto del tratamiento al que se refiere la presente ley. - Usuario de datos: Toda persona, pública o privada que realice a su arbitrio el tratamiento de datos, ya sea en archivos, registros o bancos de datos propios o a través de conexión con los mismos. - Disociación de datos: Todo tratamiento de datos personales de manera que la información obtenida no pueda asociarse a persona determinada o determinable. Capítulo II Principios generales relativos a la protección de datos Artículo 3° - (Archivos de datos - Licitud). La formación de archivos de datos será lícita cuando se encuentren debidamente inscriptos, observando en su operación los principios que establece la presente ley y las reglamentaciones que se dicten en su consecuencia. Los archivos de datos no pueden tener finalidades contrarias a las leyes o a la moral pública. Artículo 4° - (Calidad de los datos). 1. Los datos personales que se recojan a los efectos de su tratamiento deben ser ciertos, adecuados, pertinentes y no excesivos en relación al ámbito y finalidad para los que se hubieren obtenido. 2. La recolección de datos no puede hacerse por medios desleales, fraudulentos o en forma contraria a las disposiciones de la presente ley. 3. Los datos objeto de tratamiento no pueden ser utilizados para finalidades distintas o incompatibles con aquellas que motivaron su obtención. 4. Los datos deben ser exactos y actualizarse en el caso de que ello fuere necesario. 5. Los datos total o parcialmente inexactos, o que sean incompletos, deben ser suprimidos y sustituidos, o en su caso completados, por el responsable del archivo o base de datos cuando se tenga conocimiento de la inexactitud o carácter incompleto de la información de que se trate, sin perjuicio de los derechos del titular establecidos en el artículo 16 de la presente ley. 6. Los datos deben ser almacenados de modo que permitan el ejercicio del derecho de acceso de su titular. 3 7. Los datos deben ser destruidos cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes a los fines para los cuales hubiesen sido recolectados. Artículo 5° - (Consentimiento). 1. El tratamiento de datos personales es ilícito cuando el titular no hubiere prestado su consentimiento libre, expreso e informado, el que deberá constar por escrito, o por otro medio que permita se le equipare, de acuerdo a las circunstancias. El referido consentimiento prestado con otras declaraciones, deberá figurar en forma expresa y destacada, previa notificación al requerido de datos, de la información descrita en el artículo 6° de la presente ley. 2. No será necesario el consentimiento cuando: a) Los datos se obtengan de fuentes de acceso público irrestricto; b) Se recaben para el ejercicio de funciones propias de los poderes del Estado o en virtud de una obligación legal; c) Se trate de listados cuyos datos se limiten a nombre, documento nacional de identidad, identificación tributaria o previsional, ocupación, fecha de nacimiento y domicilio; d) Deriven de una relación contractual, científica o profesional del titular de los datos, y resulten necesarios para su desarrollo o cumplimiento; e) Se trate de las operaciones que realicen las entidades financieras y de las informaciones que reciban de sus clientes conforme las disposiciones del artículo 39 de la Ley 21.526. Artículo 6° - (Información). Cuando se recaben datos personales se deberá informar previamente a sus titulares en forma expresa y clara: a) La finalidad para la que serán tratados y quiénes pueden ser sus destinatarios o clase de destinatarios; b) La existencia del archivo, registro, banco de datos, electrónico o de cualquier otro tipo, de que se trate y la identidad y domicilio de su responsable; c) El carácter obligatorio o facultativo de las respuestas al cuestionario que se le proponga, en especial en cuanto a los datos referidos en el artículo siguiente; d) Las consecuencias de proporcionar los datos, de la negativa a hacerlo o de la inexactitud de los mismos; e) La posibilidad del interesado de ejercer los derechos de acceso, rectificación y supresión de los datos.


[4] Validación remota de identidad en tiempo real con el ReNaPer mediante factores de autenticación biométrica (reconocimiento facial) y fotografía del DNI.

El Sistema de Identidad Digital (SID) es una plataforma desarrollada íntegramente por el Estado que permite validar la identidad a distancia y en tiempo real con el ReNaPer mediante factores de autenticación biométrica.

Es producto de un trabajo conjunto entre el Ministerio del Interior y la Secretaría de Innovación Pública con el objetivo de poner la tecnología e innovación al alcance de todos los ciudadanos para que tengan la posibilidad de acceder a servicios o realizar trámites desde cualquier dispositivo electrónico con conectividad móvil.


[5] Código Civil y Comercial Nacional - Artículo 2060. Mayoría absoluta (Vigente, con las modificaciones. Última actualización 02/12/2020)

Las decisiones de la asamblea se adoptan por mayoría absoluta computada sobre la totalidad de los propietarios de las unidades funcionales y se forma con la doble exigencia del número de unidades y de las partes proporcionales indivisas de éstas con relación al conjunto.

La mayoría de los presentes puede proponer decisiones, las que deben comunicarse por medio fehaciente a los propietarios ausentes y se tienen por aprobadas a los quince días de notificados, excepto que éstos se opongan antes por igual medio, con mayoría suficiente.

El derecho a promover acción judicial de nulidad de la asamblea caduca a los treinta días contados desde la fecha de la asamblea.

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