Las
presentes recomendaciones versan exclusivamente sobre las
características y situaciones propias que se presentan en las
asambleas a distancia, también llamadas virtuales.
En
todos los demás aspectos se deberán seguir los lineamientos del
reglamento, de las normativas vigentes, en especial de aquellas
establecidas a los fines de atender y adoptar las medidas necesarias
para prevenir el riesgo de propagación del contagio en la
población del Coronavirus (COVID-19) y demás fuentes de derecho.
Consentimiento
del artículo 158º del CCyCN
Si
el reglamento prevé explícitamente las reuniones a distancia
deberá estarse a lo previsto en dicho reglamento.
Si
el reglamento nada dice, las asambleas virtuales se considerarán
válidas con el mero consentimiento de los propietarios, quienes se
podrán expresar de diferentes maneras:
A.-
Con la confirmación de recepción de la citación.
B.-
Con la participación en la asamblea.
C.-
Con la ausencia de oposición fundada expresada previamente.
Dicho
consentimiento no será exigido mientras duren las restricciones a
la circulación y a las reuniones dispuestas por el Decreto PEN
297/2020 y complementarias.
Registro
de habilitados para participar
El
administrador deberá mantener un registro electrónico de las
personas habilitadas a participar en las asambleas de sus consorcios
incluyendo la referencia a la o las unidades respectivas.
Este
registro tendrá datos consistentes con los obrantes en el libro de
propietarios y estará disponible para consulta de otros
propietarios antes, durante o después de las asambleas.
En
ningún caso el registro contendrá información que exceda lo
previsto en el inc. 6 del artículo 5 de la Ley 25.326.
Notificación
La
notificación deberá ser realizada en la forma prevista por el
respectivo reglamento, a la que se sumará una notificación
electrónica.
Características
adicionales de la notificación:
A.-
Se incluirán todos los datos necesarios para ingresar a la reunión
virtual (URL, ID de la reunión, contraseña, etc.).
B.-
La notificación electrónica deberá realizarse al correo
electrónico del propietario registrado en la base de datos del
administrador. En su defecto podrán utilizarse otros medios con
idéntico fin (correo instantáneo, aplicación específica de
notificación, etc.).
C.-
La notificación deberá incluir el nombre y número de documento de
la o las personas habilitadas a participar respecto a la unidad
notificada y su carácter (titular, representante legal o apoderado)
según registros del administrador.
D.-
En la notificación deberá explicitarse un mecanismo para que el
interesado solicite actualizar los datos en forma previa a la
asamblea.
E.-
En la notificación deberá explicitarse un mecanismo para la
emisión de cartas poderes.
Emisión
de cartas poderes
A.-
Serán válidas las cartas poderes en formato imagen con la firma
ológrafa escaneada, siempre que el administrador tenga la firma del
propietario registrada en el respectivo libro para una eventual
revisión.
B.-
También serán válidas las cartas poderes que se emitan de manera
electrónica mediante cualquier mecanismo, en la medida en que como
mínimo pueda validarse la identidad del emisor con la misma
dirección electrónica utilizada para la notificación de la
citación.
Identificación
El
fin de la identificación es acreditar que la persona que está
ingresando a la reunión en representación de determinada unidad,
sea la que figura en los registros del consorcio como propietario o
representante legal de aquella.
Los
datos de aquellos registros estarán disponibles durante la asamblea
para consulta de los presentes.
La
identificación de los participantes deberá hacerse a través de un
servicio de identificación externo al consorcio con el servicio
ofrecido por el ReNaPer u otro con similares prestaciones.
Una
vez que la persona fuera identificada por el proveedor externo
podrán establecerse, para asambleas posteriores, otros mecanismos
de identificación tales como:
A.-
Identificación interpares, es decir, que otros dos o más
participantes aseguren conocer a la persona.
B.-
Identificación biométrica aplicada por la misma plataforma según
información obtenida en una identificación externa anterior.
El
consorcio podrá sustituir el mecanismo de validación a través de
un servicio externo en la medida en que se cumpla lo siguiente:
-
Que los propietarios se identifiquen en forma sucesiva indicando
verbalmente o por escrito su nombre y exhibiendo su documento de
identidad.
-
Que en el inicio de la asamblea haya una instancia donde las
identificaciones puedan objetarse y votarse. En caso de rechazarse
por mayoría una identificación esa persona será excluida de la
reunión.
Durante
la identificación y durante las votaciones, la cámara del
dispositivo deberá permanecer encendida transmitiendo la imagen en
vivo del rostro de la persona.
Deliberación
Deberá
procurarse que el medio o la plataforma utilizada pueda llevarse
delante de forma tal de asegurar:
-
Un método equitativo de asignación de la palabra teniendo en
cuenta: el tiempo previsto de deliberación para ese tema; la
cantidad de interesados en hablar; la prioridad de quien no habló
todavía respecto a otro que sí lo hizo; el derecho a responder
cuando un participante hace alusión expresa a otro participante.
-
Transmisión en simultáneo de audio y video de quien esté en uso
de la palabra.
-
Posibilidad de todos los participantes de incorporar mensajes o
información en cualquier momento del debate aún sin estar en uso
de la palabra.
-
Posibilidad de todos los participantes de volver a escuchar
cualquier exposición previo al momento de la votación.
-
La administración del uso de la palabra podrá realizarse en forma
automática mediante reglas conocidas por los asistentes.
-
También podrán realizarla las autoridades de la asamblea o en su
defecto el administrador del consorcio.
Votación
La
votación de las mociones presentadas deberá realizarse teniendo en
cuenta lo siguiente:
o
Las mociones a votarse serán expresadas en forma verbal y escrita
por las autoridades de la asamblea y su texto estará fijo en
pantalla hasta que termine la votación.
-
Se podrá votar a través de un mecanismo de conteo automático
cuando el mismo pueda asegurar:
-
La nominalidad o individualización del voto por cada unidad
funcional.
-
Que se otorgue un tiempo prudencial para emitir el voto.
-
Que quien votó pueda cambiar su voto hasta el momento de cierre de
la votación.
-
Que las mociones votadas vayan mostrando en pantalla sus votos
unitarios, por porcentaje sobre los presentes y por porcentaje sobre
el total así como también las unidades que correspondan a esos
votos.
-
De no utilizarse un mecanismo automático, las autoridades de la
asamblea irán otorgando uso de micrófono en forma sucesiva a todos
los presentes, quienes manifestarán su elección a viva voz
indicando la o las unidades a las que representen.
-
Finalizada la votación se plasmará en pantalla la moción
aprobada.
Si
la asamblea hiciera propuestas de decisiones que incluyeran a los
ausentes en los términos del artículo 2060 del Código Civil y
Comercial de la Nación , la notificación de estas propuestas se
hará por el mismo medio que la notificación de la citación a la
asamblea que se hiciera oportunamente y los resultados de esa
votación se recibirán por idéntico medio.
Una
vez cerrado el período para la votación de las propuestas de
decisiones, el administrador añadirá un archivo anexo a los
registros electrónicos de la asamblea dejando constancia de los
votos recibidos y del resultado final.
El
resumen de esa información se volcará al pie del acta transcripta
al libro y será suscripto por los mismos firmantes del acta
original.
Actas
Deberá
guardarse registro electrónico completo de la asamblea virtual de
forma tal que asegure su libre acceso por parte de los propietarios
y administradores en ejercicio durante al menos cinco años.
El
resumen de lo actuado se transcribirá al libro de actas del
consorcio y será firmada por las personas designadas.
En
dicha transcripción constará:
A.-
Que la asamblea se realizó en forma virtual y la forma en que
fueron notificados los participantes.
B.-
El día, hora y duración de la asamblea.
C.-
Que los firmantes fueron elegidos durante la celebración del acto.
D.-
El resumen de las exposiciones, las mociones aprobadas y las
constancias que los participantes hayan solicitado en forma expresa.
E.-
El link de acceso a los registros electrónicos completos de la
asamblea y la clave de acceso si correspondiera.
Desconexión
Si
por cualquier motivo durante el transcurso de la asamblea ocurriera
un episodio de desconexión que afecte al administrador, se abrirá
un período de media hora previsto para resolver el inconveniente.
Superado
ese lapso, se producirá un cuarto intermedio y dentro de los ocho
días corridos el administrador deberá citar a la reanudación de
la asamblea. Para ello recurrirá a los mismos medios utilizados en
la citación original.
Si
la desconexión afectase a otros participantes se considerará, a
todos los efectos, que aquellos se ausentaron durante el curso de la
asamblea.
