Cómo evitar las multas del Registro Público de Administradores

[BPN-15/09/21] Se pueden reducir las posibilidades de una multa en un 78% evitando cometer 18 de las faltas más comunes que motivaron una sanción del Registro Público de Administradoras (RPA) porteño.

Para realizar este estudio la redacción de Pequeñas Noticias revisó 892 disposiciones sancionatorias publicadas en el Boletín Oficial contra 949 administradores por 2.651 infracciones contra la Ley 941 y 85 infracciones a la Ley 757 desde mayo de 2014 hasta agosto de 2021.

Es muy importante tener en cuenta que en muchos casos una disposición sancionó a más de un administrador y que, en promedio, se imputó a cada uno de los mandatarios por casi tres infracciones a diferentes artículos de las leyes 941 y 757. De hecho, el record lo logró un administrador que el 15 de abril de 2019 fue sancionado por la infracción a 13 incisos de los artículos 9º, 10º y 11º (Disposición 3.569 publicada en el BO del 2/08/19).

De su estudio, Pequeñas Noticias observó que durante esos 7 años casi la mitad de las multas impuestas fueron por problemas en las liquidaciones de expensas, un tercio por no cumplir con las obligaciones del administrador, poco más de un 6% por problemas relacionados con la declaración jurada anual y un porcentaje similar por no cumplir con los requisitos para comprar bienes o contratar servicios para el consorcios. Todos estos artículos suman más del 91% de las infracciones sancionadas.

O sea que se podría afirmar que si una administración de consorcios -a la hora de armar una estrategia para evitar multas- se concentra en la correcta presentación de sus liquidaciones de expensas reduce las posibilidades de que se la sancione en casi un 50%.

La primera causa de una sanción fue por el incorrecto detalle del pago a un proveedor del consorcios (inciso ‘e’). Un cuarto de las sanciones publicadas fueron por este motivo.

La segunda es la falta de datos total o parcial de los pagos por los seguros que toma el consorcio (inciso ‘f’), un problema fácilmente evitable.

El tercer motivo de sanción es no incluir en la liquidación de las expensas el resumen de la cuenta bancaria del consorcio del período anterior (inciso ‘i’).

En la tabla adjunta se puede advertir que estas tres primeras infracciones suman bastante más de la mitad del total ordenado.

La mayoría de los programas informáticos que procesan expensas permiten "copiar" al mes siguiente los gastos más comunes de los servicios que se pagan mensualmente y sólo se deben actualizar los datos puntuales de ese mes como ser la fecha, número de factura, etc... Si se hace bien la primera vez, después es más sencillo.

Otro tema a prestar atención es la correcta emisión del recibo de sus honorarios (inciso ‘g’). Las exigencias de la Ley 941 sobre este tema coinciden con las de la Agencia Federal de Ingresos Públicos (AFIP) y la falta de la factura correspondiente a los honorarios puede acarrearle al administrador dolores de cabeza severos. Casi el 10% de las sanciones fueron por este motivo.

Si a las medidas ya tomadas se le suma el informar en las liquidaciones de expensas los datos de los juicios en los que estuviera involucrado el consorcio (inciso ‘h’) y los datos básicos del consorcio (inciso ‘d’) se cubre el 84% del total de faltas pasibles de una infracción.

Es de señalar que hay casos que son incomprensibles. En 80 oportunidades se sancionaron administradores por no poner en las liquidaciones de expensas sus datos básicos (inciso ‘a’).

En este artículo, cuidando los primeros 7 incisos se pueden evitar casi el 90% de sus infracciones.

El primer puesto de las infracciones a este artículo se lo llevó la falta de atención a la conservación de las partes comunes o no haber cumplido con la normativa vigente: mantenimiento de fachadas, de los sistemas de protección contra incendio, de higiene y seguridad, de control de plagas y el cuidado del agua potable (inciso ‘b’). Es de destacar que la única solución ante la denuncia de un consorcista al administrador de un problema edilicio es actuar con diligencia y sin dilaciones y –de ser necesario- realizar una asamblea para evaluar las medidas más convenientes para el consorcio. De no existir fondos para encarar la solución debe ser consignado en el acta correspondiente. Quienes postergaron injustificadamente el problema cosecharon 243 sanciones (inciso ‘b’).

El segundo puesto con 180 multados se lo llevó la no conservación de la documentación del consorcio o no haber garantizado a los consorcistas el libre acceso a la misma (inciso ‘f’).

Un porcentaje muy alto de las infracciones (11,80%) fue por no haber emitido el recibo de expensas con los datos básicos que exige el RPA porteño (inciso ‘l’).

El cuarto puesto de las multas se lo llevó el no abrir una cuenta a nombre del consorcio (inciso ‘h’). Se recuerda que en numerosas oportunidades los especialistas alertaron, sobre este tema puntual, que mezclar los fondos de los consorcios con los propios puede traer aparejadas complicaciones con la AFIP.

En 83 casos la sanción se produjo por no convocar a asamblea -ya sea ordinaria o extraordinaria- en tiempo y forma (inciso ‘j’).

Le sigue con un 6,5% el no ejecutar las decisiones adoptadas por la asamblea (inciso ‘a’).

Por último –a los efectos de nuestro trabajo- en 53 casos no existía o no estaba actualizado el libro de Registro de Firmas de los Copropietarios (inciso ‘e´)

Estos 7 incisos representaron el casi 90% de la multas ordenadas por infracción al artículo 9º de la Ley 941. Si se las lee con detenimiento y espíritu positivo se puede observar que para un administrador profesional no son de imposible cumplimiento.

Esta falta representa casi el 7% de las infracciones totales a los administradores. Si bien el artículo tiene 5 incisos la Dirección General de Defensa y Protección del Consumidor (DGDyPC) no especificó qué inciso en particular fue violentado como hace con el inciso ‘l’ del artículo 9º (recibo de pago de expensas).

Sin embargo, se destaca que las DDJJ anuales está especialmente en el candelero porque entidades de consorcistas consideran que la repartición debería iniciar más imputaciones de oficio. Por otra parte, ante una denuncia es la falta más fácil de probar: sólo hace falta una liquidación de expensas en la que figure el nombre del administrador y la fecha.

Cumpliendo con los requisitos que marca la Ley 941 se puede evitar casi el 7% de las multas totales. Hay que prestar especial atención a los incisos ‘c’ (precios), ‘f’ (plazos), ‘’e’ (garantía), ‘b’ (datos básicos) y ‘d’ (plazos de ejecución). Todos estos incisos suman dentro del artículo el 83% de las multas.